In einem Krankenhaus wurden sämtliche Dokumente von unserem Auftraggeber manuell verwaltet und weitergeleitet. Dieser Ablauf stellte sich als störanfällig, besonders im Bereich Termineinhaltung und Verantwortlichkeiten, heraus. Um die Service-Qualität nachhaltig zu verbessern, mussten neue Qualitätsstandards im Workflow-System gesetzt werden. Zentrales Ziel war hierbei die Sicherung der „reibungslosen Verzahnung“ der gemeinsamen Abläufe durch ein gemeinsam genutztes Workflow-System.

In Zusammenarbeit mit EASY Software und Baumann Technologie stellten wir ein für abstimmungs- und kommunikationsintensive Abläufe spezialisiertes System – EASY Documents – zur Verfügung. Nach einer ausgiebigen Beratungs- und Planungsphase erfolgten die Installation des Systems sowie die Anpassung an die Anforderungen des Krankenhauses, welches u.a. auch die Anbindung an das EASY-Archiv beinhaltete.

Aufgrund der Umstellung auf das neue System konnten in diesem Zuge die Arbeitsabläufe und Zuständigkeiten geklärt und somit optimal auf das Krankenhaus zugeschnitten werden.

Im Anschluss erfolgte eine Schulung der Krankenhaus-Mitarbeiter.

Ergebnisse der Anwendung

• Optimierung und Abbildung der Arbeitsprozesse als technischer Workflow
• Beschleunigung der Geschäftsprozesse
• schneller und problemloser Zugriff auf das System durch eine webbasierte Benutzeroberfläche
• schnelle unternehmensweite Verfügbarkeit der Informationen aus ein- und ausgehenden Dokumenten
• Transparenz der Vorgänge, da alle Beteiligten sofort informiert sind
• Enorme Einsparpotenziale durch optimierte Bearbeitungsprozesse
• Erfassung, Indexierung und Sortierung elektronischer, schwarz-weißer und farbiger Papierdokumente
• Erfassung auch großer Dokumentenmengen im Stapelbetrieb mit Hochleistungsscannern
• Verbesserung der Servicequalität durch Monitoring (Prozessüberwachung)
• Archivierung von Massendaten auf digitalen optischen Speichern
• Ablage in einem EASY-Archiv oder in Workflow-Mappen

Die Qualitätssicherung für Reinigungsaufträge unserer Kunden wurde durch ein nach DIN ISO 9001 zertifiziertes, papierbasiertes QS-System sichergestellt. Dieses System war seit 1999 im Einsatz und die Ergebnisse seither Bestandteil unserer jährlichen Überprüfungsaudits durch den Germanischen Lloyd, Hamburg. Die Ansprüche an die Gebäudereinigung haben sich in den vergangenen 10 Jahren deutlich verändert und somit haben sich auch die Ansprüche an das QS-System verändert. Eine flexible und schnelle Anpassung an unterschiedliche Situationen ist heute oberstes Gebot.

Die gefühlte Sauberkeit durch den Kunden mit der realen Sauberkeit in Deckung zu bringen, war unser Hauptanliegen.
Hierfür sollte ein Nachweis für die geleistete Qualitätsprüfung erbracht werden.

Umsetzung in Zusammenarbeit mit Ritter Technologie

• elektronische Qualitätssicherung durch den Prüfer mittels mobiler Datenleser
• Auswertungen können nach Kundenwunsch frei implementiert werden und können von befugten Nutzern über Internet abgerufen werden
• Datenaustausch zu Kunden- und anderen Fremdsystemen per verschlüsselter Internetanbindung
• Datenbankbasierte Web-Anwendung für:

a. zeitnahe Stammdatenpflege
b. historische Fortschreibung von Veränderungen
c. Datenschnittstellen zu Stamm- und Bewegungsdaten
d. Raumidentifikation mehrfach nutzbar

Die Vorteile des Webbasierten QS-Systems

• hohe Kundenzufriedenheit durch Bedarfsabgleich nach der jeweiligen QS
• Transparenz der Qualitätssicherung
• besonders wirtschaftliches Verhältnis von Auswertung und Erfassungsaufwand